Multifunkčná tlačiareň do kancelárie: Ako vybrať správnu?

Moderná kancelária potrebuje rýchlo tlačiť, skenovať a kopírovať dokumenty bez zbytočného množstva samostatných zariadení. Praktickým riešením je multifunkčná tlačiareň (MFP), ktorá spája viacero funkcií v jednom zariadení.

Multifunkčné tlačiarne sú vhodné pre firmy, školy, prevádzky aj domácnosti. Pri správnom výbere dokážu ušetriť miesto, zjednodušiť prácu s dokumentmi a pomôcť znížiť prevádzkové náklady.

Pozrime sa preto na to, čo multifunkčná tlačiareň dokáže, aký je rozdiel medzi laserovou a atramentovou MFP a podľa čoho vybrať vhodný model.

Čo je multifunkčná tlačiareň?

Multifunkčná tlačiareň, často označovaná skratkou MFP, kombinuje niekoľko kancelárskych zariadení do jedného.

Najčastejšie ponúka:

• tlač,
• skenovanie,
• kopírovanie,
• pri vybraných modeloch aj ďalšie funkcie.

Moderné multifunkčné tlačiarne môžu byť vybavené automatickou obojstrannou tlačou, automatickým podávačom dokumentov (ADF), Wi-Fi, sieťovým LAN pripojením alebo možnosťou tlače z mobilných zariadení.

Namiesto samostatnej tlačiarne, skenera a kopírky tak môže kancelária používať jedno zariadenie.

Kde sa multifunkčné tlačiarne používajú?

Multifunkčné zariadenia majú široké využitie. Nájdeme ich v malých kanceláriách, väčších firmách, školách, skladoch, obchodoch, prevádzkach aj domácich pracovniach.

V kancelárii ich môžete používať napríklad na:

• faktúry a objednávky,
• zmluvy,
• dodacie listy,
• cenové ponuky,
• tabuľky a reporty,
• prezentácie,
• interné dokumenty,
• skenovanie dokumentov do elektronickej podoby,
• vytváranie kópií.

Vďaka sieťovému pripojeniu môže jednu multifunkčnú tlačiareň využívať viacero pracovníkov.

Laserová alebo atramentová multifunkčná tlačiareň?

Jednou z najdôležitejších otázok pri výbere je technológia tlače.

Čiernobiela laserová multifunkčná tlačiareň

Ak vo firme tlačíte predovšetkým faktúry, zmluvy, objednávky a ďalšie textové dokumenty, veľmi praktickým riešením sú multifunkčné laserové čiernobiele tlačiarne.

Ich výhodou býva najmä:

• rýchla tlač,
• ostrý text,
• vysoká výťažnosť tonerov,
• vhodnosť na pravidelnú kancelársku tlač,
• jednoduchá obsluha,
• toner, ktorý nevysychá ani pri dlhšej prestávke v tlači.

Pre firmu, ktorá nepotrebuje pravidelnú farebnú tlač, môže byť čiernobiela laserová MFP ekonomickým riešením.

Farebná laserová multifunkčná tlačiareň

Ak potrebujete okrem bežných dokumentov tlačiť aj farebné grafy, prezentácie, cenníky alebo obchodné materiály, vhodnou alternatívou sú multifunkčné laserové farebné tlačiarne.

Farebná laserová MFP spája výhody multifunkčného zariadenia s možnosťou farebnej tlače.

Pri jej výbere však odporúčame skontrolovať nielen cenu zariadenia, ale aj cenu všetkých štyroch tonerov – čierneho, azúrového, purpurového a žltého.

Práve spotrebný materiál môže z dlhodobého hľadiska tvoriť významnú časť nákladov na prevádzku tlačiarne.

Atramentová multifunkčná tlačiareň

Ak je prioritou kvalitná farebná tlač, grafika alebo fotografie, zaujímavou alternatívou môžu byť atramentové tlačiarne.

Moderné atramentové zariadenia, najmä modely s veľkokapacitnými zásobníkmi atramentu, môžu ponúkať veľmi priaznivé náklady na tlač.

Pri výbere odporúčame porovnať cenu a výťažnosť atramentových náplní určených pre konkrétny model.

Automatický podávač dokumentov – ADF

Ak vo firme často skenujete alebo kopírujete viacstranové dokumenty, jednou z najužitočnejších funkcií je ADF – automatický podávač dokumentov.

Namiesto manuálneho vkladania každej strany na sklo skenera vložíte viacero dokumentov do podávača a zariadenie ich postupne spracuje.

Pri väčšom množstve faktúr, zmlúv alebo iných dokumentov môže ADF výrazne zrýchliť každodennú administratívu.

Pri výbere si tiež overte, či zariadenie podporuje jednostranné alebo aj obojstranné automatické skenovanie.

Automatická obojstranná tlač

Ďalšou praktickou funkciou je automatický duplex.

Tlačiareň dokáže automaticky potlačiť obe strany papiera bez toho, aby ste ho museli manuálne otáčať.

Výhodou je:

• nižšia spotreba papiera,
• profesionálnejšie dokumenty,
• menej manuálnej práce,
• úspora času pri väčších dokumentoch.

Pre pravidelnú kancelársku tlač by som preto automatický duplex považoval za jednu z dôležitých funkcií.

Wi-Fi alebo LAN?

Ak bude tlačiareň používať viacero pracovníkov, dôležité je aj sieťové pripojenie.

LAN umožňuje pripojiť zariadenie káblom do firemnej siete.

Wi-Fi poskytuje väčšiu flexibilitu pri umiestnení zariadenia a pri podporovaných modeloch umožňuje pohodlnú bezdrôtovú tlač.

Niektoré tlačiarne podporujú aj tlač z mobilného telefónu alebo tabletu.

Konkrétne možnosti sa však líšia podľa výrobcu a modelu.

Pri výbere sledujte rýchlosť tlače

Rýchlosť sa zvyčajne udáva v počte strán za minútu.

Ak tlačíte iba niekoľko dokumentov denne, nemusí byť extrémne vysoká rýchlosť rozhodujúca. Vo firme, kde tlačiareň používa viacero pracovníkov a denne sa vytlačia stovky strán, už môže byť rozdiel výrazný.

Nesledujte však iba maximálnu rýchlosť.

Dôležité môže byť aj:

• ako rýchlo vyjde prvá strana,
• rýchlosť obojstrannej tlače,
• rýchlosť skenovania,
• kapacita ADF,
• kapacita zásobníka papiera.

Pozor na cenu tonerov

Jednou z najčastejších chýb je vybrať multifunkčnú tlačiareň iba podľa jej obstarávacej ceny.

Lacnejšie zariadenie nemusí automaticky znamenať lacnejšiu prevádzku.

Pred nákupom si preto skontrolujte cenu a výťažnosť tonerov do tlačiarní.

Pri podporovaných modeloch môžete mať na výber medzi dvoma základnými možnosťami.

Originálne tonery

Originálne tonery sú vyrábané výrobcom príslušnej značky tlačiarne a určené pre konkrétne modely zariadení.

Kompatibilné tonery

Kompatibilné tonery predstavujú alternatívny spotrebný materiál určený pre konkrétne tlačiarne.

Ich výhodou môže byť nižšia obstarávacia cena. Pri pravidelnej kancelárskej tlači tak môžu pomôcť znížiť náklady.

Vždy však skontrolujte kompatibilitu tonera s presným modelom tlačiarne.

Výhody multifunkčnej tlačiarne v kancelárii

Hlavnou výhodou multifunkčnej tlačiarne je spojenie viacerých zariadení do jedného.

V praxi získate:

• tlačiareň,
• skener,
• kopírku,
• podľa modelu ďalšie kancelárske funkcie.

To môže znamenať menej zariadení v kancelárii, jednoduchšiu správu a efektívnejšiu prácu s dokumentmi.

Sieťové MFP navyše umožňujú zdieľať jedno zariadenie medzi viacerými pracovníkmi.

Ako vybrať správnu multifunkčnú tlačiareň?

Pred nákupom odporúčame odpovedať na niekoľko otázok:

Koľko strán mesačne tlačíte?
Pri vyššom objeme tlače sledujte odporúčané mesačné zaťaženie zariadenia.

Potrebujete farebnú tlač?
Ak tlačíte prevažne text, môže postačovať čiernobiela laserová MFP.

Ako často skenujete?
Pri pravidelnom skenovaní viacstranových dokumentov hľadajte model s ADF.

Bude tlačiareň používať viac ľudí?
V takom prípade odporúčame LAN alebo Wi-Fi pripojenie.

Potrebujete automatický duplex?
Pri pravidelnej tlači dokumentov môže obojstranná tlač ušetriť papier aj čas.

Koľko stojí spotrebný materiál?
Porovnajte cenu tonerov alebo atramentových náplní a ich deklarovanú výťažnosť ešte pred kúpou zariadenia.

Multifunkčná tlačiareň môže firme ušetriť čas aj priestor

Správne zvolená multifunkčná tlačiareň dokáže výrazne zjednodušiť každodennú prácu s dokumentmi.

Pri výbere sa však neorientujte iba podľa ceny samotného zariadenia. Zohľadnite objem tlače, rýchlosť, ADF, duplex, sieťové možnosti a predovšetkým dlhodobé náklady na spotrebný materiál.

Na NašePapiernictvo.sk nájdete kancelársku techniku, náplne do tlačiarní, originálne aj kompatibilné tonery a atramentové náplne pre množstvo modelov tlačiarní.